ENTITES : Je souhaite gérer mes entités
Navigation entre les entités
Pour naviguer entre vos entités, vous disposez d'une barre latérale en haut à gauche de votre écran. Vous retrouvez ainsi de manière arborescente l'ensemble des entités auxquelles vous avez accès.
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 Votre espace perso est également automatiquement mis en favoris Vous pouvez épingler vos entités favorites pour les retrouver en tête de la barre latérale.  Vous pouvez parcourir librement les entités en cliquant dessus Une fois l'entité souhaitée trouvée, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur ce bouton |
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Création manuelle d'une entité
Prenons un exemple concret : Vous vendez vos EPI dans deux pays différents : la France et L’Allemagne.
Entité 1 |
Entité 2 |
Nous allons créer ensemble l'entité "EMEA" qui contiendra tous vos pays européens. (Configuration > Entités > Créer une entité). Nous précisons son nom (EMEA), ajoutons une description (Europe Middle East Africa). Cette entité n'a pas de "parents", c'est-à-dire que je ne souhaite pas la lier à une autre entité. Ce n'est pas non plus une entité privée puisque je vais vouloir la partager avec d'autres personnes de mon entreprise. J'ajoute, si je le souhaite une image qui illustre cette entité. Voilà, l'entité "EMEA" est créée. Dans cette entité, je vais pouvoir regrouper tous les pays Européens dans lesquels je vends mes produits.
Commençons par créer le pays "France". Je peux le faire, via le configurateur, comme je viens de le faire pour l'entité "EMEA", ou directement depuis l'entité parente, ici l'entité "EMEA", en cliquant sur "Ajouter une entité". Je donne un nom à ma nouvelle entité (France), une description, et je crée l'entité. J'ajoute, si je le souhaite, une image qui illustrera cette entité. Je peux lier à cette entité, le catalogue officiel des produits Bleu Blanc Rouge que je vends en France (voir plus bas "Lier un catalogue officiel à une entité"). J'ai ainsi créé un périmètre produit pour la France. Je dispose maintenant d'un catalogue des produits Bleu Blanc Rouge vendus en France. L'outil de recherche quant à lui dispose d'un filtre automatique limitant mes recherches aux produits que je souhaite vendre en France.
En faisant la même chose pour l'Allemagne, je dispose de deux environnements distincts, avec deux plans de ventes distincts et deux guides de choix distincts.
Nous pourrions poursuivre l’exercice en en créant les autres pays. On pourrait aussi facilement créer de nouvelles entités dépendantes de la France ou de l'Allemagne pour distinguer chaque région française et chaque Länder allemand.
Création industrielle de vos entités grâce à l'import de vos données
Vous disposez peut être de dizaines d'agences, de pays, de plans de vente et disposez probablement d'outils pour les gérer. Pour éviter tout doublon de saisie, nous sommes en mesure de nous synchroniser avec vos outils actuels pour reproduire vos environnements. Vos environnements sont ainsi mis à jour à chaque changement dans vos systèmes actuels. Vous trouverez ici la marche à suivre. Chacune de vos nombreuses zones de vente auront à leur disposition le bon environnement.
Lier un catalogue officiel à une entité
La première chose qui permet de définir une entité, c'est son périmètre produit. Pour cela, on peut lui rattacher un ou plusieurs catalogues contenant les produits de son périmètre, soit depuis la page de configuration de l'entité (Gérer les Catalogues officiels ou Catalogue attaché) ou plus simplement depuis la page d’accueil de l'entité en cliquant sur " Ajouter un catalogue".
On peut alors ajouter trois types de catalogues à cette entité :
- Un catalogue qui existe déjà en tant que catalogue lié ("Ajouter un catalogue existant")
- Un catalogue qui existe déjà en tant que catalogue officiel : ("Ajouter un catalogue existant en tant que catalogue officiel")
- Un nouveau catalogue qui sera ajouté à l'entité : ("Créer et ajouter un nouveau catalogue")
L'ajout d'un catalogue officiel permet de mettre ce catalogue en avant. Les enfants de cette entité hériteront de ce catalogue officiel si elles n'en disposent pas d'un elles-mêmes. Ainsi le catalogue officiel d'un pays, sera le catalogue officiel des régions qui lui sont liées, sauf si ces régions disposent de leur propre catalogue officiel.
Modifier le parent d'une entité
Mon entreprise prenant de l'ampleur, j'ai donc créé une nouvelle entité pour représenter la Zone Europe Moyen Orient Afrique (montrer l'entité EMEA). Je souhaite lui rattacher les pays "France" et "Allemagne". Pour cela, je vais dans l'entité "France", puis je clique sur Configurer > Renommer > Changer le parent et je sélectionne le parent "EMEA".
Partager une entité à un utilisateur de ma société
L’intérêt d'une entité, c'est qu'une fois qu'elle a fidèlement représenté un environnement, on peut la partager aux personnes concernées lors de la création d'un compte lorsqu’on définit l'entité principale d'un utilisateur, mais aussi à tout moment en ajoutant un membre à une entité (Entité > Configuration > Membres > Gérer > Ajouter).
Gérer l'entité principale
L’entité principale est l'entité qui va s'ouvrir par défaut à chaque connexion de l'utilisateur. Elle a été définie par l'administrateur. Chaque utilisateur peut la changer qu'il souhaite ouvrir une autre entité par défaut depuis "Profil" > "Mon compte".
(Beta) Partager une entité avec un partenaire extérieur à mon entreprise
Stay tuned...